Журнал учёта ремонтов и заявок на ремонт

Квитанция уходит клиенту, второй экземпляр ложится в папку. Через месяц в папке сотня листов, и найти по ним, что ещё не выдано, почти невозможно. Журнал собирает все ремонты в одну таблицу по порядку номеров.

По журналу видно:

• какие изделия лежат на приёмке и сколько дней;
• кто из мастеров что ремонтирует;
• у какого заказа прошёл срок готовности;
• кому из клиентов позвонили, а кто ещё не знает о готовности;
• сколько взяли предоплатой и сколько осталось получить.

Журнал помогает и в спорах. Клиент говорит, что сдавал телефон две недели назад, а в журнале видна дата, приёмщик и номер квитанции.

Ремонт техники для частного клиента относится к бытовым услугам. Пункт 4 Правил бытового обслуживания населения требует оформить договор письменно, квитанцией или иным документом, и выдать один экземпляр клиенту. Отдельной обязательной формы журнала приёма в Правилах нет, его графы мастерская выбирает сама.

Поэтому журнал ведут для себя: для порядка на приёмке, для расчёта с мастерами и для ответа клиенту. Чем точнее графы журнала повторяют квитанцию, тем проще сверить одно с другим.

Эта страница про журнал ремонтов техники и вещей, которые сдают клиенты. Журнал технического обслуживания оборудования на предприятии устроен иначе, у него свои отраслевые правила, и графы про клиента там не нужны.

Правила утверждены постановлением Правительства № 1514 и действуют до 1 января 2027 года. Перед печатью бланков на следующий год проверьте действующую редакцию.

№	Графа	Что записывать
1	Номер заказа	тот же номер, что на квитанции, по порядку
2	Дата и время приёма	когда изделие оказалось у вас
3	Клиент	фамилия и инициалы, телефон
4	Изделие	тип, бренд, модель, цвет
5	Серийный номер или IMEI	с корпуса или из настроек; если номер не читается, так и написать
6	Комплектность и внешний вид	коротко, подробности в квитанции
7	Неисправность со слов клиента	словами клиента, без диагноза
8	Принял	фамилия приёмщика
9	Мастер	кому передан ремонт
10	Ориентировочная цена и предоплата	две суммы через косую черту
11	Срок готовности	дата, обещанная клиенту
12	Выполненные работы и детали	что сделано и что заменено
13	Итоговая сумма и оплата	сколько стоил ремонт, оплачен ли полностью
14	Готов и клиент уведомлён	дата готовности и дата звонка клиенту
15	Дата выдачи и подпись клиента	когда забрал, подпись в получении
16	Гарантия и примечание	срок гарантии, отказ от ремонта, выдача без ремонта

Пароль и графический ключ устройства в журнал не пишут. Журнал лежит на стойке, его видят все сотрудники. Достаточно отметки в квитанции, что код сообщён.

Номер	Приём	Клиент	Изделие	Неисправность	Срок	Итог
R-00123	25.10.2026 10:40	Иванова И. А., +7 900 000-00-01	смартфон Xiaomi Redmi 12, IMEI 490154203237518	не заряжается	30.10.2026	замена разъёма зарядки, 3 200 ₽, выдан 29.10.2026, гарантия 90 дней
R-00124	25.10.2026 12:15	Смирнов П. В., +7 900 000-00-02	ноутбук Lenovo IdeaPad 3	не включается после залития	01.11.2026	отказ от ремонта после диагностики, 800 ₽, выдан без ремонта 31.10.2026
R-00125	26.10.2026 16:05	Кузнецова О. Н., +7 900 000-00-03	кофемашина DeLonghi	течёт вода снизу	05.11.2026	ждёт уплотнитель, предоплата 1 000 ₽

Все данные в образце условные. В бумажном журнале образец занимает две страницы разворота: слева графы приёма, справа работа, деньги и выдача. Так строка читается целиком и не обрезается на краю листа.

Заявка появляется раньше заказа. Клиент звонит, пишет в мессенджер или оставляет сообщение на сайте, а технику приносит через день или не приносит совсем. Если такие обращения не записывать, мастерская не знает, сколько клиентов потеряла и почему.

Графа	Что записывать
Номер и дата заявки	по порядку, с временем обращения
Канал	звонок, мессенджер, сайт, пришёл сам
Клиент и телефон	как представился
Что сломалось	словами клиента
Названная цена и срок	что озвучили по телефону
Договорённость	когда принесёт или когда выезд
Ответственный	кто ведёт заявку
Итог	номер заказа, если сдал в ремонт, или причина отказа

Причину отказа стоит записывать короткими одинаковыми словами: дорого, далеко, долго, передумал. Через месяц по этой графе видно, что именно отталкивает клиентов.

1. Записывайте ремонт при клиенте, до того как он ушёл с квитанцией.
2. Номер в журнале и в квитанции один и тот же. Пропуски в нумерации объясняйте в примечании.
3. Ошибку зачёркивайте одной чертой и ставьте рядом подпись. Листы из журнала не вырывают.
4. Звонок клиенту о готовности отмечайте датой. Без этой отметки непонятно, ждёт ли клиент звонка или просто не идёт.
5. Раз в неделю проходите по открытым строкам: что просрочено, что лежит без движения, где не хватает детали.
6. Ведите один журнал на точку приёма. Если точек две, у каждой свой журнал и свой диапазон номеров.

Если клиент не забирает изделие, пункт 13 Правил бытового обслуживания описывает порядок: письменное предупреждение, а через 2 месяца после него право продать результат работы и внести выручку за вычетом платежей в депозит. Дату предупреждения запишите в графу примечания.

Если клиент потерял квитанцию, по пункту 5 Правил изделие выдаётся по его письменному заявлению и паспорту. Заявление подшейте к журналу и укажите номер заказа.

Журнал хорошо работает у одного мастера. Он начинает сбоить, когда:

• приёмщиков двое и журнал нужен обоим одновременно;
• клиент звонит, и найти его заказ по телефону или IMEI надо за секунды;
• мастер спрашивает свою зарплату за месяц, а суммы разбросаны по строкам;
• появляется вторая точка, и общий список ремонтов не собрать.

Таблица Excel решает часть этих задач, но правку в ней не видно, и два человека легко затирают строки друг друга. О переходе с таблицы на программу на странице переезд из Excel.

В SVCore журнал учёта ремонтов собирается из заказов. Приёмщик заполняет форму приёмки, печатает квитанцию, и строка журнала уже есть. Список ремонтов показывает до 26 колонок, среди них номер, дата создания, приёмщик, мастер, статус, устройство, стоимость, оплачено, срок готовности, дата выдачи.

• Быстрые фильтры показывают просрочку, заказы без мастера, готовые без звонка клиенту и заказы с долгом.
• Поиск находит заказ по номеру, имени, телефону, модели или серийному номеру.
• Изменения пишутся в ленту заказа с именем сотрудника, удаления заказов нет.
• Список за период печатается формой Список заказов, выгрузка в CSV идёт из раздела импорта и экспорта.

Журнал заявок тоже есть: вкладка Заявки и доска воронки, где отказы разложены по причинам. Заявка из звонка или мессенджера заводится вручную или автоматически.

Одному мастеру программа бесплатна: 1 сотрудник, 1 филиал, до 50 заказов в месяц, без ограничения срока. Подробнее на странице программа для учёта заказов.