Программа для учёта заказов и клиентов

Пока заказов десять в неделю, хватает тетради или файла Excel. Потом начинаются одни и те же сбои:

• заказ записан на листке у одного приёмщика, второй о нём не знает;
• срок готовности забыли, клиент звонит раньше, чем мастер начал работу;
• предоплату взяли, но в таблицу не внесли, и при выдаче сумма не сходится;
• клиент пришёл второй раз, и никто не помнит, что чинили в прошлый раз;
• строку в таблице поправили задним числом, следов не осталось.

Программа для ведения учёта заказов закрывает эти дыры одной записью на заказ. В ней клиент, изделие, работы, деньги, срок и история изменений. Видно, кто и когда менял каждое поле.

1. Приёмщик ищет клиента по телефону. Если человек уже был, карточка и прошлые заказы подтягиваются сами.
2. Описывает изделие: название, серийный номер, комплектность, внешний вид, неисправность со слов клиента. Фото и подпись клиента берутся прямо на экране.
3. Ставит ориентировочную цену и срок готовности. Срок сдвигается быстрыми кнопками на день, три дня или неделю.
4. Принимает предоплату в кассу, если клиент её оставляет.
5. Печатает квитанцию в двух экземплярах, реквизиты подставляются из настроек.
6. Мастер ведёт работу по статусам и добавляет работы и материалы. Детали со склада закрепляются за заказом, недостающие заказываются поставщику.
7. Заказ переходит в статус готовности, приёмщик звонит клиенту.
8. При выдаче система проверяет долг, неотгруженные материалы и список проверки, пишет дату выдачи и запускает гарантию.

Каждый шаг остаётся в ленте заказа с именем сотрудника и временем.

У каждого статуса есть роль этапа. Роль решает, что делает программа: останавливает часы ремонта на готовности, запускает гарантию на выдаче, переводит заказ в ожидание после кнопки Заказать у детали. Когда заказанная деталь оприходована, заказ сам возвращается в работу.

Свои статусы добавляются в настройках, лишние выключаются. Системные статусы ожидания запчастей и выдачи не переименовываются, на них держится автоматика.

У статуса есть норматив в сутках или часах. Над списком заказов стоят быстрые фильтры:

Фильтр	Что показывает
Статус дольше нормы	заказ застрял на этапе
Просрочены по сроку	прошла дата готовности
Без мастера	исполнителя ещё не назначили
Ждёт отзвона	заказ готов, клиенту не позвонили
Повторная связь	клиента уведомили, он не пришёл больше 14 дней
С долгом	оплачено меньше суммы заказа
Ждут запчасть	заказ стоит в ожидании деталей

Утром руководитель проходит по этим кнопкам и видит, что горит. Свой набор условий сохраняется пресетом и применяется при входе сам.

Карточка клиента заводится из заказа сама, достаточно телефона или почты. В ней пять вкладок: основное, звонки, SMS, заявки и заказы. Отметка Постоянный клиент появляется сама со второго заказа.

Поиск находит заказ по любому обрывку: номеру, имени, телефону, модели, серийному номеру. Слова можно вводить в любом порядке. Телефон сравнивается по последним десяти цифрам, поэтому формат записи с восьмёркой или с +7 не важен.

Один телефон нельзя завести дважды, дубли объединяются вместе с историей. Удаления клиентов и заказов в программе нет. Ошибочный заказ переводят в отменяющий статус, и он остаётся в истории вместе с деньгами.

Звонки, переписка из мессенджеров и заявки до заказа тоже ложатся в карточку клиента. Подробнее на странице CRM для клиентов сервиса.

В блоке оплаты заказа три числа: стоимость, оплачено, долг. Оплата принимается сразу в выбранную кассу и становится приходом в финансах. Одинаковую оплату по заказу в течение минуты система отклонит, это защита от двойного нажатия.

Заказ с долгом не выдаётся. Обойти запрет может только сотрудник с отдельным правом.

Если подключена касса АТОЛ по USB, чек по 54-ФЗ пробивается при оплате сам. На предоплату пробивается чек аванса, при выдаче чек полного расчёта с зачётом. Чек аванса работает на АТОЛ при свежей версии программы кассы и не работает на Эвоторе и МодульКассе.

При выдаче исполнителю начисляется зарплата по правилам: процент от работ, от запчастей, оклад или ставка за смену. Мастер видит, за какой заказ сколько получил.

Документы собираются из данных заказа, заполнять их второй раз не нужно. Среди 55 заводских форм:

• квитанция о приёме с изделием, комплектностью, внешним видом и предоплатой;
• акт выполненных работ;
• гарантийный талон со сроком по каждой работе и детали;
• товарный чек по заказу;
• акт диагностики при отказе от ремонта.

Формы пересобраны по Закону о защите прав потребителей и Правилам бытового обслуживания. Пароль устройства в квитанцию не попадает, печатается только отметка, что он сообщён. Организации-заказчику выпускаются акт, счёт, накладная, счёт-фактура и УПД, документ уходит на почту файлом PDF.

Если нужен бланк для заполнения вручную, образцы лежат в разделе бланки.

При регистрации выбирается тип бизнеса, и кабинет получает функции своей отрасли без чужих полей.

Тип кабинета	Что получает
Ремонт электроники	справочник около 20 000 моделей, приёмку по IMEI, чек-листы осмотра по типу устройства, поиск запчастей у поставщиков
Другой сервис	приёмку изделия без полей техники, прайс услуг с подстановкой цены в заказ, свой набор статусов от Принят до Выдан
Автосервис и шиномонтаж	свои стартовые статусы и формы
Химчистка, ателье, ремонт обуви и ключи	свои стартовые статусы и формы
Магазин и продажи	продажи с прилавка и интернет-заказы

Подробнее по нишам на страницах для мастерской, для автосервиса и для химчистки.

Склад, касса, финансы, клиенты, чаты и аналитика общие для всех типов.

Задача	Таблица Excel	SVCore
Найти заказ	поиск по одной колонке	по номеру, имени, телефону, модели, серийнику
Срок готовности	смотреть глазами	фильтр Просрочены по сроку
Предоплата и долг	считать вручную	считаются в заказе, выдача с долгом закрыта
История клиента	искать по строкам	карточка со всеми заказами
Документы	заполнять отдельно	печать из заказа
Доступ сотрудников	у всех весь файл	роли и личные права
Исправления	правка без следов	лента заказа, удаления нет

Таблицу не обязательно бросать сразу. Мастер переезда переносит заказы и клиентов из файла CSV или XLSX, порядок колонок не важен. Пробный прогон покажет, что получится, до записи. Подробнее на странице переезд из Excel.

Бесплатный тариф рассчитан на одного мастера: 1 сотрудник, 1 филиал, до 50 заказов в календарный месяц, 1 ГБ для файлов, без ограничения срока. С 40-го заказа программа предупреждает о пределе.

Тариф	Цена в месяц	Сотрудников
Бесплатный	0 ₽	1
Микро	1 820 ₽	2
Мини	2 731 ₽	7
Стандарт	4 552 ₽	14
Максимум	9 103 ₽	без ограничения

Первые 14 дней даются с полным доступом. При оплате за год скидка 10 процентов. Устанавливать ничего не нужно: кабинет открывается в браузере на компьютере и на телефоне.