Программа для сервиса по ремонту кофемашин

Приёмщик вводит телефон клиента и видит его прошлые ремонты. Затем заполняет карточку: модель, цвет, серийный номер, комплектация, внешний вид и неисправность со слов клиента. Комплектацию стоит писать подробно: поддон, контейнер для жмыха, бункер для воды, капучинатор, холдеры. Она печатается в квитанции, и при выдаче не возникает вопроса, был ли питчер.

Форму дополняют своими полями. Сервисы кофемашин обычно добавляют счётчик чашек числом и тип машины списком: автоматическая, рожковая, капсульная. Поле можно показывать только при нужном выборе в другом поле.

Фотографии аппарата прикладываются при приёмке. Срок готовности ставится кнопками плюс день, плюс три дня или плюс неделя. Квитанция печатается сразу, клиент может расписаться на экране.

Среди заводских чек-листов есть список для кофемашины, отдельно на приёмку и на выдачу. Если нужны другие пункты, вы заводите свой список, и он заменит заводской. Что обычно проверяют при приёмке:

• корпус, поддон, следы протечек;
• включение и нагрев;
• помпа и давление;
• кофемолка и жернова;
• заварочный блок;
• капучинатор и подача пара;
• накипь и ошибки на дисплее.

У каждого пункта три состояния: в порядке, не работает и клиент в курсе, не проверялся. Пункты копируются в заказ снимком и попадают в квитанцию. Через месяц спор о трещине на поддоне решается по документу.

Второй список работает перед выдачей. Пока мастер не отметит обязательные пункты, например пролив десяти чашек без течи, программа не даст выдать заказ.

Кофейне нельзя стоять неделю без оборудования, и многие сервисы дают аппарат на время ремонта. Приёмщик ставит отметку Подменный фонд и записывает серийный номер и описание выданной машины.

Пока отметка стоит, заказ выдать нельзя. При выдаче программа первым делом попросит забрать подменный аппарат и назовёт его серийный номер. Так подменные машины не остаются у клиентов на месяцы.

Запчасти лежат на складе по полкам. Каждая единица при оприходовании получает серийный номер, партия помнит закупочную цену. Деталь, поставленная в заказ, закрепляется за ним и в другой ремонт уже не уйдёт.

• Вписать запчасть от руки нельзя, только выбрать из номенклатуры. Остаток на складе совпадает с тем, что лежит в ящике.
• Если детали нет, мастер нажимает Заказать в карточке ремонта. Появляется заказ поставщику с ожидаемой датой, пришедшая деталь резервируется за этим ремонтом.
• Срок гарантии поставщика фиксируется при приёмке партии. Видно, до какого числа бракованный термоблок можно вернуть.
• Для уплотнителей, трубок и средств от накипи задаётся неснижаемый остаток.
• Средства для чистки, фильтры и аксессуары продаются через быструю продажу на прилавке, клиента заводить не нужно.

Статусы вы называете сами: Принят, Диагностика, На согласовании, Ждём запчасть, Готов, Выдан. За каждым стоит роль этапа, поэтому переименование ничего не ломает. Статус согласования спрашивает, что именно согласовываем, и ответ клиента остаётся в ленте заказа.

Заказ, который ждёт деталь, стоит в ожидании запчастей, срок на этом статусе не идёт. Когда все детали отгружены, заказ сам переходит в работу.

Над списком ремонтов есть кнопки Просрочены по сроку, Ждут запчасть, С долгом и Ждёт отзвона. Клиент может сам спросить статус у Telegram статус-бота, подтвердив номер телефона. На квитанции можно печатать QR-код со ссылкой на этого бота.

Клиент заводится как физлицо, организация или ИП. Для организации из окна печати заказа выпускаются акт выполненных работ, счёт, накладная, а при работе с НДС счёт-фактура или УПД. Документы нумеруются и уходят заказчику на почту в PDF.

Если мастер едет в кофейню, приёмщик ставит отметку Вызов мастера на дом, вписывает адрес и час. Мастер получает уведомление, при переносе оно приходит заново. Когда машину забирает курьер, ставится отметка Выезд курьера на дом, и заказ идёт по статусам Ожидает курьера, Передан курьеру, Доставлен на филиал.

Календаря выездов и маршрутов в программе нет. Договоров на регулярное обслуживание с ежемесячным актом тоже нет, документы выпускаются по каждому заказу.

Кофемашине раз в несколько месяцев нужна чистка от накипи и замена уплотнителей. Правило Давно не приходил находит клиентов, у которых последний заказ был больше заданного числа дней назад. Им уходит сообщение в мессенджер или SMS, либо сотруднику ставится задача позвонить.

Рекламные сообщения получают только те, кто дал согласие. Перед запуском предпрогон показывает, кому уйдёт сообщение и кого программа пропустит и почему. Отдельное правило напоминает клиенту о бесплатной проверке перед окончанием гарантии.

Оплата проводится в кассу из карточки заказа. При долге выдать заказ без отдельного права нельзя. Чек 54-ФЗ пробивается на кассе АТОЛ, подключённой по USB. Гарантия стартует при выдаче и печатается в талоне отдельно по каждой работе и детали.

Мастеру начисляется процент за работы, где он исполнитель. В разделе Моя зарплата он видит начисления по каждому заказу.

Одному мастеру программа бесплатна: 1 пользователь, 1 филиал, до 50 заказов в месяц. Команда платит от 1 820 ₽ в месяц на тарифе Микро с двумя пользователями, филиалы на платных тарифах подключаются без доплаты. Первые 14 дней бесплатны, карта не нужна.