Программа для заправки картриджей и ремонта оргтехники

Приёмщик вводит телефон клиента, и форма подтягивает карточку с прошлыми заказами. Дальше он записывает модель картриджа или принтера, серийный номер, комплектацию, внешний вид и неисправность со слов клиента. Срок готовности ставится кнопками плюс день, плюс три дня или плюс неделя.

Форму приёмки руководитель настраивает сам. Для оргтехники обычно добавляют свои поля: счётчик страниц числом, тип расходника списком, отметку о чипе. Поле можно показывать только при определённом выборе в другом поле. Например, счётчик страниц появится, когда выбран принтер или МФУ.

Квитанция печатается сразу. В ней изделие с серийным номером, комплектация, внешний вид, ориентировочная стоимость, срок и подпись приёмщика. Клиент может расписаться прямо на экране, подпись попадёт в квитанцию.

В одном заказе одно изделие, поэтому каждый картридж получает свой номер заказа, свой статус и свою строку в списке. Партия от организации выглядит как десять заказов на одного клиента.

• Номер картриджа вносится в поле серийного номера. Если номера нет, ставится отметка Серийный номер отсутствует или не читаем.
• Поиск по серийному номеру находит все заказы с этим картриджем. Видно, сколько раз его уже заправляли и что меняли в прошлый раз.
• Этикетка заказа печатается на термопринтере и клеится на картридж. В ней клиент, дата приёма, срок готовности и неисправность.
• Статус меняется сразу у нескольких заказов: отметили строки галочками и перевели всю партию в Готов к выдаче.

Отдельного списка картриджей в карточке клиента нет. История собирается через поиск по серийному номеру и вкладку заказов клиента.

Клиент заводится как физлицо, организация или ИП. У организации в карточке хранятся реквизиты, юридический и фактический адреса, банковские данные.

Закрывающие документы выпускаются из окна печати заказа: акт выполненных работ, счёт на оплату, накладная, счёт-фактура и УПД. У каждого свой номер. Набор зависит от налогового режима вашего филиала: счёт-фактура доступна только плательщику НДС. Документы уходят заказчику на почту вложениями PDF.

Организации часто платят после выдачи. Выдать заказ с долгом может только сотрудник с отдельным правом, а кнопка С долгом над списком показывает все неоплаченные заказы. В разделе Финансы ведутся контрагенты с балансом, из карточки контрагента печатается акт сверки за период.

Документы выпускаются по каждому заказу. Договоров абонентского обслуживания с ежемесячным актом, ЭДО и обмена с 1С в программе нет.

Если клиент просит забрать картриджи из офиса, приёмщик ставит отметку Выезд курьера на дом, вписывает адрес и час. Курьеры получают уведомление, при переносе времени оно приходит заново.

У курьера своё рабочее место со списками Забрать и Доставить. Он нажимает Забрал и Доставлено, статусы заказов меняются сами: Ожидает курьера, Передан курьеру, Доставлен на филиал. Пока картриджи в машине, они числятся на личной полке курьера на складе Логистика, и видно, у кого что находится.

Смена курьера открывается с показанием одометра, пробег считается сам. Топливо оплачивается из курьерской кассы. Планирования маршрутов и календаря выездов в программе нет, порядок адресов курьер выбирает сам.

Расходники списываются в заказ только со склада, вписать деталь от руки нельзя. Поэтому остаток тонера в программе совпадает с тем, что стоит на полке.

• Тонер учитывается в граммах. Единица измерения задаётся в карточке товара, и в заказ можно списать 85 граммов из банки.
• Партия помнит закупочную цену. У каждой заправки видна себестоимость расходников.
• Чипы, фотобарабаны, ракели и ролики при оприходовании получают серийные номера. Деталь, поставленная в заказ, закрепляется за ним.
• Для ходовых позиций задаётся неснижаемый остаток, и программа показывает, что пора докупить.
• Если нужной детали нет, мастер нажимает Заказать в карточке ремонта. Появляется заказ поставщику, пришедшая деталь резервируется за этим ремонтом.
• Срок гарантии поставщика фиксируется при приёмке партии. Бракованный чип видно, до какого числа можно вернуть.

Ремонт оргтехники идёт по тем же статусам, названия вы задаёте сами. Заказ, который ждёт термоплёнку или плату, стоит в ожидании запчастей. Когда все детали отгружены, он сам переходит в работу.

Среди заводских чек-листов осмотра есть списки для принтера и МФУ, отдельно на приёмку и на выдачу: тестовая страница, захват бумаги, ролики и лоток, сканер у МФУ, картриджи и тонер. Если нужны другие пункты, вы заводите свой список для этого типа техники, и он заменит заводской. У пункта три состояния: в порядке, не работает и клиент в курсе, не проверялся. Обязательные пункты проверки перед выдачей не дадут отдать принтер без пробной печати.

Когда мастер едет к клиенту в офис, приёмщик ставит отметку Вызов мастера на дом с адресом и часом. Мастер получает уведомление. Над списком ремонтов есть кнопки Просрочены по сроку, Без мастера и Ждут запчасть, по ним руководитель утром видит застрявшие заказы.

Прайс услуг собирается таблицей: услуга, устройство, вариант детали, цена работы, цена детали, срок и гарантия. Клиент звонит и спрашивает, сколько стоит заправка картриджа для его принтера. Приёмщик открывает калькулятор цен, находит модель и называет сумму по прайсу. Расчёт копируется одной кнопкой и отправляется в переписку. Работы в заказ добавляются вручную, прайс служит справочником.

Сообщения из Telegram, ВКонтакте, Авито, почты и чата на вашем сайте приходят в раздел Чаты. Как только в переписке появляется номер телефона, диалог привязывается к карточке клиента. Из диалога заводится заявка, и её условия подтягиваются в форму приёмки, когда картриджи привозят.

Оплата принимается из карточки заказа и сразу попадает в выбранную кассу. Чек 54-ФЗ пробивается на кассе АТОЛ, подключённой по USB к компьютеру приёмщика. Безналичные оплаты организаций ведутся по счетам в разделе Финансы.

Заправщику начисляется процент за работы, где он исполнитель. В разделе Моя зарплата он видит, за какой заказ сколько начислено.

Одному мастеру программа бесплатна: 1 пользователь, 1 филиал, до 50 заказов в месяц. Команда платит от 1 820 ₽ в месяц на тарифе Микро с двумя пользователями. На платных тарифах пункты приёма подключаются без доплаты. Первые 14 дней кабинет работает в пробном режиме, карта для него не нужна.