Как выбрать программу для СТО: что вести в учёте автосервиса
Программа для СТО нужна не только для заказ-нарядов. Она должна вести клиента и автомобиль, склад, зарплату, кассу и отчёты, чтобы сервис видел картину целиком. Ниже есть чек-лист выбора и вопросы к продавцу.
Что вести в учёте СТО с первого дня
Программа для СТО нужна, когда в сервисе уже есть поток заказов, детали, согласования и деньги. На старте важно вести не только ремонт, но и все данные, которые связаны с ним. Иначе теряются история, сроки и контроль по оплатам.
Для небольшого автосервиса базовый учёт обычно строится вокруг пяти блоков. Это клиент и автомобиль. Это заказ-наряд и смета. Это осмотр при приёмке и выдаче. Это запчасти клиента и склад. Это зарплата механиков, касса и отчёты.
Автосервис, который обслуживает граждан, работает по Правилам оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (постановление Правительства РФ от 29.05.2025 № 780), поэтому полезно сразу держать под рукой обязательные документы и порядок заполнения. Для ориентира можно посмотреть заказ-наряд на ремонт автомобиля и материалы по программе для автосервиса.
Важный ориентир для владельца простой. Программа должна закрывать ежедневные операции без лишних ручных таблиц. Если часть учёта остаётся в тетради, часть в Excel, а часть в старой системе, данные быстро расходятся.
Клиент и автомобиль: что должно храниться в карточке
Карточка клиента и автомобиля нужна сразу после первого обращения. В ней обычно хранят контактные данные клиента, госномер, VIN, пробег и историю обращений. Это помогает быстрее принимать машину в повторный ремонт и видеть, что уже делали ранее.
Для автосервиса важен поиск по госномеру. Удобно, когда заказ-наряд можно найти по номеру машины в любой раскладке. Это снижает время на поиск старых работ и уменьшает ошибки при приёмке.
Если сервис работает с несколькими машинами одного клиента, история по автомобилю особенно полезна. По ней проще понять, какие узлы уже ремонтировали, какие детали ставили и какие замечания были раньше.
В SVCore для автосервиса есть карточка автомобиля с госномером, VIN, пробегом и историей. Есть и поиск заказ-наряда по госномеру в любой раскладке. Это помогает быстро перейти от звонка или визита к нужному заказу.
Заказ-наряд, смета и согласование работ
Заказ-наряд в автосервисе должен отражать состав работ, сроки, исполнителей и деньги. Отдельно удобно учитывать нормочасы, ставки и доли сотрудников. Тогда видно, кто что сделал и как это влияет на расчёт зарплаты.
Смета нужна до начала ремонта и при появлении дополнительных работ. В ней важно зафиксировать список операций, цены и итоговую сумму. Если в процессе вскрытия выявлены новые неисправности, их нужно отдельно согласовать с клиентом и зафиксировать в документах.
По Правилам оказания услуг по ремонту автомототранспортных средств, постановление Правительства РФ от 29.05.2025 № 780, пункт 9, договор заключается в письменной форме и содержит сведения об исполнителе и заказчике, марку, модель и госномер автомобиля, перечень работ, запчастей и материалов, цену и сроки. Текст пункта есть на consultant.ru.
В SVCore заказ-наряд в кабинете автосервиса ведётся с нормочасами, ставками, исполнителями и долями. Детали клиента идут отдельной строкой. Номер заказ-наряда имеет вид ЗН-00037, нумерация нового кабинета начинается не с единицы.
Акт осмотра при приёмке и выдаче
Акт осмотра нужен, чтобы зафиксировать состояние автомобиля до ремонта и после него. Это помогает исключить споры по повреждениям и замечаниям. Для мастера это рабочий документ, а для клиента это понятное подтверждение внешнего состояния машины.
При приёмке удобно записать видимые дефекты, пробег, комплектацию и замечания клиента. При выдаче проверяют, что автомобиль вернули в том же состоянии, кроме согласованных работ. Если есть фото по зонам кузова и подпись на экране, документ становится нагляднее.
Для СТО важен и внутренний порядок. Акт осмотра должен быть доступен в любой точке процесса, чтобы мастер, приёмщик и руководитель видели одну и ту же картину.
В SVCore акт осмотра можно оформить с фото по зонам кузова и подписью на экране. Перед выдачей это помогает повторно проверить состояние автомобиля. В печати доступны и другие документы: заказ-наряд, предварительная смета, лист согласования дополнительных работ, задание на ремонт для механика без цен, акт дефектовки, акт выполненных работ, гарантийные обязательства, рекомендации, акт передачи снятых деталей, заявление на выдачу при утрате документа.
Запчасти клиента и склад
У автосервиса есть два потока деталей. Это запчасти клиента и запчасти со склада сервиса. Учёт нужен по обоим направлениям. Иначе сложно понять себестоимость, остатки и кто отвечает за конкретную деталь.
Детали клиента лучше фиксировать отдельно от складских позиций. Тогда видно, что привёз сам заказчик, что было установлено из запаса сервиса, а что ещё ожидает прихода.
Склад важен даже в небольшом СТО. Без него трудно контролировать остатки, движение и выдачу по заказам. Если склад связан с заказ-нарядом, проще не потерять деталь и вовремя закрыть работу.
В SVCore есть склад и учёт запчастей. В статье о модуле можно посмотреть склад запчастей с ячейками и серийными номерами. Для сервиса это удобно, если на одном заказе есть свои детали клиента и позиции со склада.
Зарплата механиков, касса и отчёты
Зарплата механиков обычно зависит от работ, нормо-часов, долей или процентов. Если считать вручную, появляется риск ошибок. Поэтому в программе нужен понятный расчёт по каждой выполненной операции и по каждому исполнителю.
Касса и отчёты нужны руководителю каждый день. Через них видно, что закрыто, что оплачено, какие заказы в работе и какой результат по периоду. Без этого сложно управлять загрузкой и планировать закупки.
Для автосервиса полезны отчёты по заказам, деньгам и сотрудникам. Они помогают увидеть, где сервис зарабатывает, а где теряет время. Если отчётность собрана в одной системе, владельцу проще сравнивать смены, мастеров и типы заказов.
В SVCore зарплата механикам считается процентом с работ. Есть склад, касса и отчёты. Это закрывает основные ежедневные задачи сервиса без разрыва между приёмкой, ремонтом и расчётом сотрудников.
На что смотреть в тарифах
Для небольшого СТО важны цена старта, единица тарифа и пробный срок. У SVCore есть бесплатный тариф на 50 заказов в месяц для одного сотрудника и одного филиала, платные тарифы от 1 820 ₽ в месяц и пробный период 14 дней. Цены других программ проверяйте на их сайтах в день выбора.
Подробности есть на странице тарифов. При выборе CRM для автосервиса проверьте, закрывает ли система ежедневный учёт целиком, вместе с печатью документов.
Чек-лист вопросов перед покупкой
Перед оплатой программы для СТО стоит задать продавцу несколько прямых вопросов.
- Есть ли карточка клиента и автомобиля, включая госномер, VIN и историю ремонтов.
- Можно ли вести заказ-наряд со сметой, дополнительными работами и списком исполнителей.
- Есть ли акт осмотра и печатные формы, которые нужны при приёмке и выдаче.
- Можно ли отдельно учитывать детали клиента и складские запчасти.
- Есть ли расчёт зарплаты механиков и отчёты по деньгам и заказам.
- Как устроены статусы ремонта и можно ли привязать их к реальной работе поста.
- Какие документы можно печатать и можно ли менять тексты условий в настройках.
- Как ведётся нумерация заказов и что будет при переходе с другой системы.
- Можно ли работать в одном кабинете с несколькими филиалами или выбрать отдельный кабинет на сервис.
- Есть ли пробный период и что входит в него.
Если сервис планирует переезд, важно заранее узнать, как переносится история заказов и справочники. Это стоит спросить у продавца до оплаты.
Как начать в SVCore
SVCore подходит для автосервиса и шиномонтажа. При регистрации выберите плитку Автосервис и шиномонтаж, а под ней направление Автосервис или Шиномонтаж и хранение шин.
На старте достаточно создать кабинет, заполнить основные реквизиты, настроить тексты условий в документах и проверить печатные формы. После этого можно завести сотрудников, проверить статусы и начать принимать заказы.
Внутри кабинета доступны заказ-наряд, карточка автомобиля, акт осмотра, склад, касса, отчёты и расчёт зарплаты механиков. У кабинета автосервиса есть онлайн-запись, модуль включает платформа.
Если нужен переход с другой системы, можно отправить заявку на переезд из другой CRM. Если же сервис только выбирает направление, полезно сравнить и смежный сценарий для шиномонтажа, чтобы понять, какой кабинет нужен сейчас.
Частые вопросы
Какая программа для СТО подойдёт небольшому сервису
Подойдёт та, где есть карточка клиента и автомобиля, заказ-наряд, смета, акт осмотра, склад, зарплата механиков, касса и отчёты. Для маленького сервиса важно, чтобы система закрывала ежедневную работу без лишних таблиц.
Что обязательно вести в учёте автосервиса
Минимальный набор обычно включает клиента, автомобиль, заказ-наряд, смету, осмотр, запчасти, расчёт сотрудников, кассу и отчёты. Если сервис работает по документам, нужен и понятный набор печатных форм.
Чем отличается CRM для автосервиса от обычной CRM
Обычная CRM хранит обращения и сделки. CRM для автосервиса должна ещё вести автомобиль, заказ-наряд, работы, детали, осмотр, зарплату и закрывающие документы. Поэтому кроме продаж в ней нужен учёт самой работы в цехе.
Остальные утверждения о продукте сверены и верны: карточка автомобиля с госномером, VIN, пробегом и историей, поиск по госномеру в любой раскладке, заказ-наряд с нормочасами, ставками, исполнителями и долями, детали клиента отдельной строкой, акт осмотра с фото по зонам и подписью, перечень печатных форм, зарплата механикам процентом с работ, склад с ячейками и серийными номерами, тарифы от 1 820 ₽ и пробный период 14 дней.
Нужно ли сразу автоматизировать склад
Если запчасти уже влияют на сроки и себестоимость, склад лучше подключать сразу. Даже простой учёт остатков и выдачи по заказам снижает путаницу и помогает закрывать работы вовремя.
Можно ли начать без переноса старой базы
Да, если в старой системе немного данных или сервис готов заводить историю постепенно. Но если заказов много, заранее проверьте, как проходит переезд и какие данные переносятся в новую CRM.